대체 인력을 “그냥 옆자리”로 정하면, 정작 부재가 생겼을 때 옆자리도 자기 일로 가득합니다. 분장표를 손볼 때 아래 질문을 팀에 던져 보세요.
1. 이 일은 하루를 넘기면 안 되는가?
긴급도에 따라 대체자가 달라집니다. 미룰 수 있는 일과 당일 처리 일을 먼저 가릅니다.
2. 결정이 필요한가, 실행만 하면 되는가?
실행 대행과 승인 대행은 권한이 다릅니다. 분장표에 “대행 가능 범위”를 한 줄로라도 적습니다.
3. 인수에 필요한 최소 설명은 무엇인가?
계정 하나인지, 거래처 맥락인지. 설명이 길수록 평소에 문서화할 가치가 큽니다.
4. 대체자가 자기 업무를 얼마나 내려놓아야 하는가?
대행 기간 동안 무엇을 멈추는지 합의하지 않으면, 두 사람이 동시에 과부하에 걸립니다.
이 네 가지가 분장표와 이관 일정에 반영되면, 휴직·출장·퇴사 모두 같은 뼈대로 대응할 수 있습니다. 팀 단위로 정리하는 과정은 진행 방식에서 확인할 수 있습니다.